1. 移転する目的の明確化

業務拡張・企業のイメージアップ・業務効率の改善・コスト見直し・立地条件の改善・建物／設備が古い・使い勝手が悪いなど、移転理由はそれぞれの企業様により様々ですが、移転目的を明確化し、把握することで優先順位を決定する必要があります。

2. 現オフィスの契約内容確認

解約予告内容の確認

賃貸事務所の解約は、前もってビル管理会社やオーナーに解約予告を提出する必要があります。解約には、契約期間終了による場合とテナント側の諸事情による中途解約があります。一般的には扱いは同じですが、通常6ヶ月前（あるいは３ヶ月前）までに解約予告する旨が契約書に記載されています。確認の上、早めに移転の連絡を済ませましょう。正式な解約予告の通知は、移転するオフィスが決定してから提出する場合が多いようです。 予告期間に満たない中途解約の場合、予告期間までの賃料は支払わなければなりません。その場合、解約日までは賃料を支払うことになるので、新入居オフィスと現入居オフィス両方の家賃を二重に支払うことになります。もちろん避けられるに越したことはありませんが、その場合、賃料だけか、共益費を含むのかも確認しましょう。

※正式な解約予告を出すと、原則として撤回できないので注意。 ※定期借家契約では中途解約ができないケースが多いので、契約書の詳細な確認が必要。

保証金（敷金）の返還内容の確認

保証金（敷金）の返還について、返還時期・返還額を確認しておきましょう。 保証金（敷金）とは、賃料の支払い債務、またその他の債務の担保として無利息で貸主（ビルオーナー側）が預かるものです。ゆえに賃貸借契約が終了した際、借主（テナント側）に返還されます。その返還時期は、旧オフィスの明け渡し時、または明け渡しから３ヵ月後、あるいは6ヶ月後という場合が多いようです。 賃貸借契約終了明け渡しまでにテナント側（借主）に賃料の未払いやその他の債務がなければ、保証金（敷金）は、原状回復費用を差し引いた金額がテナント側（借主）に返還されます。また、償却（敷引）が契約にある場合もありますので、その場合は敷引が何か月分（もしくは何％）かなどを確認しましょう。

3. 原状回復の内容を確認

オフィスの原状回復は、契約終了後にテナント側（入居企業）が現在入居中のオフィスを原状回復する義務を負うのが通常です。 一般的には、床・壁・天井などの塗り替え、張替えはテナント側が費用負担する場合が多いですが、「工事業者の選択はテナント側でできるか」「どこまでが原状回復にあたるか」等の問題があるので、事前にビルオーナーと相談しておきましょう。 原状回復の範囲は、内装全般から設備関係に至るまで入居時の状態に戻すというのが基本です。工事業者の選択は、ビルにより異なりますが基本的にはビル側の指定業者が存在するため、ビル側に任せることになります。特に大規模のビルやビル管理会社・ビルメンテナンス会社が入居しているビルの場合は、必ずと言っていいほど指定されます。 手間のように思えますが、入居時の写真を撮って保存しておくことや、付き合いのある内装業者等があれば、そこに見積りしてもらった方が良いでしょう。それを基に、ビル指定業者による原状回復工事の見積りをチェックします。 原状回復の費用に関しては、必ず交渉した方が良いのです。交渉次第では金額が変わる可能性も充分あり得ます。

4. 具体的な移転計画の立案

1　移転タイムスケジュールの作成

移転スケジュールの作成にあたっては、移転の準備にかかる期間と引越し時期から、解約予告提出のタイミングを計ります。現在入居中のビルに解約予告を出す時期によって、退去の期限が決定しますので、前後のスケジュール調整を十分にしておく必要があります。

2　入居中オフィスの現状把握

・社員の満足度 ・各スペースの使用面積、使用状況、稼働率 ・ＯＡ機器の設備状況や什器の機能性や品質 ・ストックスペース（書類量等） ・照明や空調等の室内環境条件 ・社員の満足度

3　分析

現状を把握した上で、改善する優先順位や改善の方向性、必要面積の決定を行います。現在のオフィスの改善ポイントが移転先選定の目安となります。その際、新オフィスのコンセプトを明確にすることが重要です。

4　新オフィスに対するプランニング

必要面積について

移転先を決めてからオフィスプランニングを行うと、レイアウトがうまくいかず、スペースに無駄が生まれることや、様々な問題が発生する可能性が高くなります。 移転先の検討に入る際、なるべく早い段階から、プランニングを進めることが大切です。

希望のビルが絞り込めたら、図面を取り寄せ、ゾーニングやレイアウトを行い、内装や什器の件も併せて検討します。その際、各スペースの利用方法、人数や業務スタイル等、運用面についても配慮が必要です。組織変更や業務拡張などオフィスの成長・将来性も考慮に入れて算出するとなお良いでしょう。

予算について

レイアウトや工事内容の追加・変更などにより、変動することが多々ありますので、初期段階での概算予算設定は余裕を持たせておくことが上手な予算設定のコツです。