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移転手続き・引越し

procedures

引越し当日や引越し前後に慌てない様、移転日時の決定・各種移転業務の最終チェック・関係官庁への届出・引越作業の確認等を行っていきます。

移転準備

移転日時の決定

利用の多い、平日の朝夕・昼時を外すのは勿論のこと、他テナントの移転やエレベータのメンテナンス実施日と重ならない様、あらかじめ双方のビルオーナーもしくは管理会社と打合せをしながら、計画・実行することがスムーズな移転には不可欠です。

内装、家具等の発注確認

今までのプランニングで明確にしてきた移転目的や改善点を踏まえた内容かどうか、各種法規上問題がないかどうか確認していきましょう。
また、新オフィスの内装・設備工事の際には現場に立ち会い、業者との間で意思疎通がはかれているか確認しましょう。

引越し作業

全体スケジュールの確認、梱包方法、搬入・搬出方法、作業時間帯、養生方法等、引越し当日慌てることのないように、引越し業者との綿密な打合せが必要です。 また、マニュアルや各種リストを作成し、作業割り当てや社内への指示を徹底しておきましょう。

通勤定期や社員証明書等の再発行

タイミングの良い時期に、社員の通勤定期券の買い替えや社員証明書の再発行等を行って下さい。

各種移転手続き

関係官庁等への各種届出

移転に伴い、関係官庁をはじめ様々な届出が必要になります。移転後は書類整理などに追われ、忘れがちです。そうならないうちに必要書類を事前に取り寄せ、準備しておくことをお勧めします。

オフィス移転時の行政手続き

年金事務所
手続き内容 適用事業所所在地・名称変更(訂正)届
窓口 移転前年金事務所
添付書類  
届出期限 5日以内
備考  
法務局(登記所)
手続き内容 本店移転 → 本店移転登記申請書
支店移転 → 支店移転登記申請書
窓口 移転前所轄登記所 商業法人係
添付書類 本店移転 → 取締役会議事録または株主総会議事録
支店移転 → 取締役会議事録
届出期限 本店所在地 → 移転日から2週間以内
支店移転 → 移転日から3週間以内
備考 本店所在地 → 定款の変更
同一・類似商号の調査
商号の仮登記
支店移転 → まず本店所在地で登記し、その後支店所在地で登記
同一・類似商号の調査
税務署
手続き内容 ( 1 ) 事業年度、納税地その他の変更異動届出書
( 2 ) 給与支払い事業所等を開設・移転・廃止届出書
窓口 移転後・移転前 納税地所轄税務署
添付書類 ( 1 ) → 移転手続き完了後の登記簿謄本
( 2 ) → 登記簿謄本または登記を要する事項にあっては、変更の事実を証明出来る書類の写し
届出期限 ( 1 ) → 異動後遅滞なく
( 2 ) → 移転日から1ヶ月以内
都道府県税事務所
手続き内容 事業開始等申告書
窓口 移転前税務事務所
添付書類 登記簿謄本
届出期限 事業開始等の日から15日以内
公共職業安定所
手続き内容 事業主事業所各種変更届
窓口 移転後所轄事務所適用係
届出期限 変更のあった日から10日以内
労働基準監督署
手続き内容 ( 1 ) 労働保険 名称・所在地等変更届
( 2 ) 労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書
( 3 ) 労働保険関係成立届
( 4 ) 労働基準法に関するもの適用事業報告(様式23号の2)
その他就業規則(変更)届
時間外労働・休日労働に関する届出書
( 5 ) 安全衛生法に関するもの
・安全管理者選任報告 (様式第3号)
・衛生管理斜選任報告 (様式第4号)
・産業医選任報告 (書式第4号)
窓口 ( 1 ) ( 2 ) ( 3 )
・同一管轄内での移転の場合、その所轄監督署
・同一県内で管轄外への移転の場合、移転後所轄監督署
( 4 ) → 移転後所轄監督署へ新規として提出
( 5 ) → 移転後所轄監督署へ新規として提出
届出期限 ( 1 ) → 速やかに
( 2 ) → 移転後保険関係が成立の日から50日以内
( 3 ) → 移転後保険関係が成立した日の翌日から10日以内
( 4 ) ( 5 ) → 移転後遅滞なく
警察署
手続き内容 車庫証明
窓口 移転後所轄警察署
郵便局
手続き内容 転居届
窓口 移転前受持ち郵便局
届出期限 転居判明後、速やかに
消防署
手続き内容 防火管理者選任届
窓口 移転後所轄消防署予防課
届出期限 遅滞なく
電話局
手続き内容 ・電話架設申込み(既契約の電話の移設)
・電話架設申込み(新規申込み)
・旧ビルの電話撤去依頼
窓口 116番
届出期限 移転日が確定したら速やかに
備考 電話移転(番号変更)の案内の申込み、NTT以外の電話への連絡も忘れずに

オフィス移転のチェックリスト

現在のオフィスについての作業チェックポイント

  • 解約予告
  • 解約予告の時期確認
  • 新オフィスへの入居可能な時期確認
  • 保証金の返還時期確認
  • 原状回復の条件の確認
  • 業者の選択ができるか
  • どこまで原状回復が求められているか
  • 業者の手配とスケジュール確認
  • 原状回復工事着手
  • 預託金の返還

新オフィスについての作業チェックポイント

  • 移転準備プロジェクトの作成
  • 移転スケジュールの立案
  • 社員への移転計画の説明
  • 引越業者の選定
  • 内装業者の選定
  • 費用の概算
  • 移転挨拶状
  • 案内文作成
  • 送付先リストの作成
  • 印刷の発注
  • 宛名書き
  • 発送時期の検討
  • 発送
  • レイアウトの作成
  • 機能性・快適性
  • ファイリング
  • 会議室・応接・受付など
  • 収納スペース
  • リフレッシュスペース
  • 床荷重制限
  • 大型、重量のある物の設置場所
  • 社内印刷物の作成
  • 封筒
  • レターヘッド
  • 帳票類
  • 名刺
  • 社判
  • ゴム印
  • 住所変更シール
  • 社員証明書の再発行
  • 通勤定期の買換
  • 電話・FAXの移設の専門業者への依頼
    (電話回線に関する移設)
  • 電話回線の確保
  • NTTその他電話会社への連絡
  • 電話機の選択
  • OA機器の移設の専門業者への依頼
  • コピー
  • コンピュータ
  • 入口の大きさ
  • 重量制限
  • 取引業者への連絡
  • 金融機関
  • 定期購読雑誌・新聞
  • クリーン関係
  • 社宅など厚生施設関係
  • 消耗品などの購入先
  • 加入団体
  • 定期的に支払い義務のあるところ
  • リース会社への連絡
  • コピー
  • FAX
  • OA機器
  • コンピュータ
  • 家具・什器
  • 関係官庁への届出
  • 法務局(登記関係)
  • 税務署
  • 都道府県税事務所
  • 社会保険事務所
  • 労働基準監督署
  • 公共職業安定所
  • 消防署
  • 郵便局
  • 警察署
  • 内装業者・家具メーカーの作業
    チェックポイント
  • 要求にあったレイアウトの提案か
  • スペース配分に無理はないか
  • 機能性に富んでいるか
  • 企業イメージに合っているか
  • 社内的に不公平となる部分はないか
  • 家具・什器備品に無駄な発注はないか
  • 什器関係など法規上問題はないか
  • 防災関係など法規上問題はないか
  • スケジュールに無理はないか
  • 電話工事・OA機器移設工事・引越などの作業との調整はできているか
  • 収納スペースは充分か
  • 費用は適当であるか
  • 空調の変更・追加の必要性はあるか
  • 電気容量は充分か
  • 電源が取りやすい位置にあるか

お客様と引越し業者間での作業チェックポイント

  • 全体スケジュールの確認
  • エレベータの大きさや重量制限
  • 作業の割り当てができているか
  • 社内への指示ができているか
  • 最終レイアウトと現場が適合しているか
  • ビルの管理者への確認
  • 作業時間帯
  • 養生方法
  • 転・残留・廃棄物品リスト作成
  • 引越に必要なマニュアルの作成ができているか
  • 梱包方法
  • 廃棄物の処理方法
  • 搬出・搬入方法
  • 引越に関する出勤などの取り決めができているか
  • 社内説明会の開催は
  • 鍵の受渡しの打ち合わせは出来ているか
お問い合わせフリーダイヤル:0120-000-000
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賃貸事務所の移転(東京)には、内装、引っ越し、家具、通信、仲介業者等の様々な業者と限られた時間内で調整を進める必要があり、多くの費用・時間を費やすこととなります。
弊社は『ワンストップサービス』を合言葉に、御社に代わって各業者との調整を行なってまいります。
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